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1. Objetivo y alcance
Objetivo
Definir las bases mediante las cuales ISCB® opera de manera independiente de las partes interesadas para otorgar la certificación de competencias laborales a las personas que lo requieran, bajo las normas establecidas por el esquema de certificación. Reducir el riesgo de conflictos de interés garantizando la imparcialidad, independencia e integridad de sus políticas y procedimientos, y asegurando que los principios de objetividad, respeto, confidencialidad y justicia sean aplicados en todas sus operaciones.
Alcance
Este Manual es aplicable a todos los actores pertenecientes a ISCB® — solicitantes, candidatos y personas certificadas — y forma parte integral de los requisitos contractuales que rigen la certificación de competencias laborales. Cubre las etapas de solicitud, evaluación y decisión de certificación, e incluye directrices sobre ampliación, reducción de alcance, suspensión y retiro de certificados.
2. Responsables
2.1 Del organismo de certificación
- Promover y mantener el Esquema de Certificación de Personas conforme a las normas aplicables.
- Gestionar la información documentada propia de cada esquema de certificación.
- Establecer las sanciones correspondientes tanto al personal de ISCB® como a los candidatos y personas certificadas.
- Delegar, bajo su responsabilidad, la administración y calificación de los instrumentos de evaluación a par evaluadores debidamente autorizados.
- Establecer controles para evitar intentos de fraude en los procesos de evaluación.
- Gestionar todas las actividades o relaciones que puedan generar un riesgo a la imparcialidad de la organización.
- Realizar la emisión, mantenimiento, ampliación, reducción, suspensión o retiro de los certificados y mantener actualizados los registros de personas certificadas.
- Notificar al Comité del Esquema cualquier cambio en los requisitos de certificación e informar a las partes interesadas y personas certificadas una vez aprobados.
2.2 Del Comité del Esquema
- Revisar, validar y actualizar los esquemas de certificación.
- Aprobar los instrumentos de evaluación y apoyar las actividades de renovación.
- Revisar la pertinencia de los instrumentos de evaluación ante cambios en el esquema.
- Revisar que los riesgos gestionados son adecuados para garantizar el cumplimiento normativo.
- Proponer nuevos alcances y sectores para los procesos de certificación.
2.3 De los par evaluadores (examinadores)
- Realizar su labor cumpliendo los requisitos establecidos por ISCB®.
- Asegurar su imparcialidad con respecto a cada candidato y comunicar cualquier amenaza potencial a la imparcialidad.
- Mantener la integridad y confidencialidad de los instrumentos de evaluación y del portafolio de evidencias.
- Firmar la cláusula de confidencialidad sobre documentos y procesos internos de ISCB®.
2.4 Del solicitante / candidato
- No tener ni haber tenido litigios con ISCB® por incumplimiento de contratos o prestación de servicios.
- Presentar toda la documentación requerida que acredite experiencia laboral y requisitos específicos del esquema.
- Asumir todos los costos relacionados con el proceso de certificación.
- No utilizar el certificado de forma engañosa ni que desacredite a ISCB®.
- Devolver el carné o certificado original en caso de suspensión o cancelación.
3. Definiciones
Para los fines de este Manual, se aplican los términos y definiciones de:
- ISO/IEC 17000:2020 — Evaluación de la conformidad. Vocabulario y principios generales.
- ISO 9000:2015 — Sistemas de gestión de calidad. Fundamentos y vocabulario.
- ISO/IEC 17024:2012 — Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para organismos que realizan certificación de personas.
4. Condiciones generales
ISCB® presta servicios de certificación de personas y puede proveer sus servicios a su discreción, mediante personal propio o delegando en otras personas u organizaciones. Cuando parte del trabajo es delegado, ISCB® conserva su responsabilidad para otorgar, mantener, extender, reducir, suspender o retirar la certificación. ISCB® no contrata externamente la decisión de la certificación.
El Director Técnico recibe y evalúa la información aportada por el candidato. El par evaluador emite un juicio de acuerdo con los resultados de los instrumentos de evaluación y el portafolio de evidencias. El Director Técnico toma la decisión final de certificación.
5. Proceso de certificación — solicitud
5.1 Presentación de la solicitud
La solicitud es la presentación voluntaria de una persona para ser admitida en el proceso de certificación. El solicitante puede estar patrocinado por terceros (personas o empresas), pero dicho patrocinio se limita a la presentación del nombre y, en su caso, al pago de los servicios. Los patrocinadores no pueden interferir en el proceso de certificación. El pago por parte de patrocinadores no genera obligaciones entre ISCB® y el patrocinador, ni compromiso de certificación.
Para solicitar el servicio, el solicitante debe: cumplir todos los prerrequisitos del esquema de certificación correspondiente, diligenciar el F-CER-02 Solicitud de Certificación a través de la página web, y cancelar los costos de acuerdo con el alcance solicitado.
Al diligenciar la solicitud, el solicitante declara conocer el proceso de certificación y sus derechos y obligaciones, y se compromete a cumplirlos junto con los requisitos del presente Manual.
5.2 Solicitudes especiales e incompletas
El solicitante podrá declarar necesidades especiales. Se realiza un análisis con el Director Técnico para garantizar que la necesidad especial no comprometa la veracidad del proceso ni facilite fraude.
Si la solicitud está incompleta, ISCB® concederá un plazo de diez (10) días hábiles para subsanarla. De no cumplirse, el proceso se anulará por desistimiento. ISCB® se reserva el derecho de solicitar información adicional en cualquier etapa.
5.3 Revisión y aceptación
El Auxiliar Administrativo revisa la solicitud mediante F-CER-09 Revisión de Documentos, verificando el cumplimiento de prerrequisitos del esquema, la capacidad del OEC y del par evaluador, y la ausencia de conflictos de interés del evaluador asignado.
Si la solicitud cumple todos los prerrequisitos, será aceptada y el solicitante recibirá notificación por correo electrónico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, junto con las credenciales de acceso a la plataforma Moodle y el enlace de inducción por ZOOM.
Si el solicitante desiste luego de formalizado el proceso y antes de iniciar la evaluación, ISCB® retendrá el 50% del valor cancelado como multa por incumplimiento.
6. Evaluación
6.1 Programación
El Auxiliar Administrativo define la programación de la evaluación teórica y práctica e informa al aspirante por correo electrónico. Si el personal evaluador manifiesta un potencial conflicto de interés, diligenciará el F-RH-14 Declaración de Conflicto de Interés y se designará un Supervisor adicional.
6.2 Ejecución y normas de evaluación
Al iniciar la evaluación, la herramienta de supervisión confirma la identidad del candidato mediante cámara, contrastando con el documento de identidad enviado en la solicitud. Durante la evaluación:
- Se prohíbe el uso de cámaras, celulares u otros dispositivos de grabación o fotografía.
- No se permite utilizar documentación de consulta.
- Los candidatos tienen derecho a conocer los tiempos, estructura y criterios de calificación de las evaluaciones.
- Para las evaluaciones prácticas EPP-01 y EPP-02, el candidato puede solicitar cambio de par evaluador al Director Técnico con justificación documentada.
- El uso de material no autorizado o comunicación con terceros durante la evaluación implica la anulación del proceso y la inhabilitación para nuevas solicitudes durante dos (2) años.
6.3 Procedimiento de evaluación y criterio de aprobación
Para obtener el Certificado (Examinador Poligráfico, Examinador Poligráfico Profesional, Auditor Poligráfico u Oficial de Cumplimiento), los candidatos deben aprobar con nota ≥ 80 / 100 las evaluaciones teórica y práctica, compuestas por:
- Un test estandarizado con preguntas de selección múltiple, verdadero/falso y apareamiento.
- Un examen de desempeño orientado por la F-CER-06 Matriz de Evaluación Práctica (para esquemas EPP-01 y EPP-02).
La interpretación de los resultados se realiza conforme al esquema de certificación correspondiente al alcance evaluado.
7. Decisión de certificación y certificado
El Director Técnico toma la decisión de certificación previa recolección y análisis de las evidencias (documentación, resultado escrito y práctico). ISCB® comunicará la decisión al candidato en un plazo no mayor a ocho (8) días luego de recibir el informe del par evaluador.
La vigencia del certificado es de dos (2) años desde la expedición. Una vez cumplidos los requisitos, el candidato debe firmar el Contrato de Certificación.
Los certificados emitidos incluirán como mínimo:
- Nombre de la persona certificada e identificación única del certificado.
- Nombre del organismo de certificación.
- Referencia al esquema de certificación y norma aplicable, con fecha de publicación.
- Alcance de la certificación, condiciones y límites de validez.
- Código QR que dirige a la página de consulta de certificados.
- Fecha de entrada en vigor y fecha de expiración.
8. Renovación, suspensión y retiro
8.1 Renovación
Para renovar la certificación se requiere:
- Certificación laboral que demuestre al menos seis (6) meses de ejercicio durante el último año.
- Curso de actualización de mínimo 20 horas en los últimos doce (12) meses en temas afines.
- Participación en una evaluación de habilidades testificada por el par evaluador.
Estos requisitos aplican únicamente a certificaciones cuya fecha de expiración no sea superior a 12 meses.
8.2 Ampliación de alcance
La persona certificada que desee ampliar su alcance antes del vencimiento debe presentar solicitud escrita con los soportes de desempeño en el área de ampliación. Si no se ha cumplido el tiempo de renovación, solo se realiza la evaluación práctica.
8.3 Reducción de alcance
ISCB® podrá reducir el alcance de la certificación en el proceso evaluativo inicial o como resultado de actividades de vigilancia, mediante resolución motivada, cuando se detecte déficit de competencias en el nivel inicialmente solicitado.
8.4 Suspensión
ISCB® podrá suspender provisionalmente la certificación cuando:
- La persona certificada incumpla el Reglamento de Certificación o el Manual de Funciones, o pierda competencias por problemas físicos temporales.
- Se incumplan los deberes y responsabilidades notificados al candidato.
8.5 Retiro o cancelación
Las certificaciones serán retiradas o canceladas por:
- Sanciones por incumplimiento del Reglamento o del Manual de Funciones.
- Vencimiento del certificado sin recertificación.
- Solicitud directa del titular.
- Fallecimiento del titular, previa verificación.
El retiro, suspensión, reducción o cancelación se comunicará a la persona certificada por escrito con los motivos de la decisión.
9. Sanciones y descargos
9.1 Sanciones
Las sanciones son consecuencia del incumplimiento del Manual de Funciones, el Reglamento de Certificación y el acuerdo de uso de la certificación. Son recomendadas por el Director Técnico y ratificadas por el Gerente, previo análisis documentado de los hechos.
- Llamado de atención por escrito.
- Suspensión de hasta un (1) mes por no presentarse a la vigilancia sin causa justificada.
- Cancelación y retiro si al término de la suspensión temporal no se presenta a la vigilancia.
- Cancelación definitiva y exclusión permanente del registro por faltas graves al Manual de Funciones.
- En cualquier tipo de retiro, el certificado debe devolverse inmediatamente a ISCB®.
9.2 Descargos (derecho de defensa)
Todo proceso relacionado con sanciones debe comunicarse por escrito al candidato o persona certificada. Los plazos aplicables son:
- El candidato tiene cinco (5) días hábiles para presentar descargos desde la notificación.
- ISCB® comunicará la decisión final al interesado en un plazo no superior a veinte (20) días hábiles.
- En caso de sanción definitiva, el certificado debe devolverse en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la notificación.
10. Confidencialidad e información pública
10.1 Confidencialidad
- ISCB® no publicará los instrumentos de evaluación ni revelará resultados a terceros no autorizados por el candidato o persona certificada.
- Toda la documentación que contenga información del candidato se archivará en lugares de acceso restringido.
- El Gerente, Director Técnico, miembros del Comité, par evaluadores y demás personal de ISCB® se comprometen a cumplir la confidencialidad durante y después del proceso.
- Se divulgará información confidencial cuando la Ley lo exija, notificando al interesado, salvo que la misma Ley lo prohíba.
10.2 Información pública
Una vez otorgada la certificación, ISCB® hará pública la siguiente información (consultable por número de identificación), salvo que la Ley disponga lo contrario:
- Nombre y cédula de la persona certificada.
- Alcance, código y vigencia de la certificación.
- Estado: suspensión o retiro de la certificación si aplica.
- Conclusión de apelaciones que resulten en retiro, suspensión o similar.
11. Quejas y apelaciones
Los certificados otorgados por ISCB® no implican responsabilidad por reclamos por pérdida, gasto o daño, incluyendo costos derivados del mal uso del certificado o de la violación de los compromisos aceptados por la persona certificada.
Si un candidato, persona certificada o parte interesada considera que se ha visto perjudicada por los resultados o decisiones del proceso de solicitud, evaluación o decisión de certificación, puede:
- Presentar una queja conforme a las directrices de atención al usuario (Procedimiento de Quejas y Apelaciones P-CAL-04).
- Interponer una apelación conforme al procedimiento de apelaciones. ISCB® responderá en un plazo no superior a quince (15) días hábiles.
Las apelaciones deben estar fundamentadas y referirse exclusivamente a decisiones del proceso de solicitud, evaluación o decisión de certificación. Quienes participen en el proceso de apelación deben cumplir los requisitos de confidencialidad de ISCB®. La decisión final se toma por personal no involucrado en la causa de la apelación.