Políticas del OCP
POLÍTICA DE CALIDAD
Nos caracterizamos por ejecutar nuestras actividades aplicando los principios de imparcialidad, igualdad y confidencialidad enmarcados en la Misión, Visión y Valores corporativos. Implementando prácticas de mejoramiento continuo en los diferentes procesos del sistema de gestión bajo la premisa de calidad total, aplicada por medio de ejercicios de Revisión y validación del esquema, Reafirmación de los exámenes, Capacitación y formación continua para nuestros colaboradores con el fin de Propender permanentemente por cumplir las expectativas, sin favoritismos, de todos los grupos de interés. |
POLÍTICA DE IMPARCIALIDAD
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POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD (TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN)
El CCC|ISCB respeta la privacidad y la naturaleza confidencial de la información de las personas e instituciones con las cuales tiene contacto. En este sentido, el organismo sólo conserva datos e información confidencial en la medida en que ésta sea necesaria para demostrar el estado de una persona certificada, para efectos de trazabilidad del proceso de evaluación y para asegurar el desarrollo efectivo de las actividades de certificación, o bien por exigencias de la ley. Así mismo, no se divulgará información recolectada en el proceso de prestación del servicio, a una parte no autorizada sin el consentimiento escrito del individuo (solicitante, candidato o persona certificada), excepto cuando la ley requiera la divulgación de tal información. Todo el personal vinculado directa e indirectamente con el organismo ha suscrito convenios y acuerdos en los cuales se comprometen expresamente a mantener la confidencialidad de toda la información obtenida durante el proceso de certificación. Esta responsabilidad continúa incluso después de terminada la relación laboral del trabajador con el CCC|ISCB. Finalmente, el CCC|ISCB se compromete a tomar medidas para asegurar que las actividades de los organismos relacionados no comprometen la confidencialidad de la información. |
POLÍTICA DE IGUALDAD
Se eliminarán al máximo los sesgos en la evaluación a través de la parametrización de los sistemas operativos utilizados para el registro de la información, las actuaciones del personal del organismo serán monitoreadas desde la alta dirección, y cualquier indicio de divergencia entre candidatos será tratado bajo evidencia objetiva, agotando todas las instancias, buscando siempre equiparar los derechos y deberes de solicitantes, candidatos y personas certificadas. |
POLÍTICA DE SUSPENSIÓN Y RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN
Así, la certificación otorgada es susceptible de ser suspendida durante un período de máximo tres (3) meses o retirada definitivamente por el CCC|ISCB, cuando se evidencia que el cliente ha hecho uso indebido o ilegal del Certificado de conformidad; se han incumplido las condiciones para su mantenimiento o se han incumplido con los requisitos de comportamiento especificados por la Ley. |
POLÍTICA DE QUEJAS Y APELACIONES
Cualquier inconformidad que pueda dar origen a una queja o apelación, será estudiada por un comité independiente, quien será el responsable de asegurar la imparcialidad en el seguimiento, trámite y cierre de las mismas. El CCC|ISCB se compromete a mantener en estricta Confidencialidad toda la información derivada del tratamiento de quejas y apelaciones. |
POLÍTICA DE SEGURIDAD
En este sentido, se han definido procedimientos específicos con las actividades y responsables para extraer a intervalos planificados las copias de seguridad de la información del esquema y ha adquirido una Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual para cubrir los daños y perjuicios que a terceros pueda ocasionar el organismo al desarrollar las actividades de evaluación y certificación. Durante la aplicación de los exámenes se evitan tentativas de fraude a través de la identificación de la persona con su documento de identidad original, firmando un documento contractual con los solicitantes para salvaguardar la información y los materiales del examen, delegando a un examinador/supervisor para monitorear el proceso, no permitiendo ayudas no autorizadas al momento de ejecutar cada una de las pruebas y supervisando los resultados de los mismos a través de la plataforma digital utilizada para el almacenamiento de la información, a esta, únicamente acceden las personas que tienen los perfiles y permisos necesarios a través de usuario y contraseña. El organismo cuenta con una base de datos amplia para intercalar baterías de evaluación y prevenir la aprehensión de respuestas por el uso repetido de los materiales de examen, y se han efectuado las actividades restrictivas para evitar que se sustraiga información de la plataforma sin autorización de la alta dirección. |
POLÍTICA DE PRECIOS
Las tarifas de los servicios de evaluación y certificación están publicadas a la vista de todo el público para evitar confusiones, ambigüedades y tentativas de fraude durante la aplicación del esquema de certificación. Se deberán publicar también las tarifas correspondientes al proceso de evaluación y certificación para una o más NSCL, así como para cuando se soliciten procesos de vigilancia y/o renovación de la certificación, duplicados del certificado en caso de pérdida o deterioro (Caso en el cual la persona certificada deberá aportar la respectiva denuncia o el físico deteriorado) y las demás actividades consideradas para la prestación del servicio. |
PÓLITICA DE CUMPLIMIENTO ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO
EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB se compromete a adherirse a los más altos estándares éticos y a cumplir con todas las leyes y reglamentaciones locales en materia anticorrupción y anti soborno, por lo que sus representantes legales como Altos Directivos de la Compañía expiden las siguientes Políticas de Cumplimiento de las normas para prevención del soborno transnacional. El propósito de estas políticas es marcar un derrotero de cumplimiento de la normatividad para prevenir los riesgos relacionados con el soborno trasnacional a todos los socios, empleados y/o contratistas que realicen actividades para o en nombre de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB logrando así, que EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB se encuentre alineado en sus actividades con todas las normas y reglamentaciones aplicables en contra de la corrupción y el soborno trasnacional. Aclarando que la Compañía tiene cero tolerancias frente a cualquier conducta que pudiera considerarse soborno o que pueda, de alguna manera considerarse corrupta. Estas Políticas complementan el Código de Ética, Conducta y Régimen sancionatorio adoptado por la Compañía en noviembre de 2019.
Estas Políticas aplican a los Altos Directivos, Asociados, Empleados y/o contratistas de la Compañía, entiéndase contratistas los proveedores que realicen cualquier actividad en nombre o en representación de la Compañía, agentes comerciales y/o agentes aduaneros, todos estos sujetos comprendidos en el Alcance de estas, deberán manifestar su conocimiento y aceptación respecto de su obligación de cumplir con las normas relacionadas con la prevención del Soborno Transnacional así como del Programa de Ética empresarial y del presente documento que contiene las Políticas de Cumplimiento, dicha manifestación escrita se realizará según los documentos que apliquen a cada clase de sujeto, es decir a través del contrato comercial, contrato laboral o documento donde se instrumente su relación jurídica con la Compañía, igualmente dichos sujetos realizarán esta manifestación por escrito de acuerdo con el formato CERTIFICADO DE INFORMACION Y COMPROMISO FRENTE A LAS POLITICAS DE CUMPLIMIENTO ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO DESCARGAR FORMATO
RELACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS Y CÓDIGOS Esta Política se complementa y respalda los términos del Código de Ética, Conducta y Régimen Sancionatorio, que ofrece información adicional sobre cómo aplicar la presente Política para prevenir y detectar el soborno y la corrupción. PRINCIPIOS Y DECLARACIÓN DE LAS POLÍTICAS a) Los valores y principios que enmarcan la actividad de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB según el Código de Ética, Conducta y Régimen Sancionatorio son:
El soborno es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier cosa de valor a cambio de un beneficio indebido o ventaja indebida, o como contraprestación a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero. EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB estrictamente prohíbe los sobornos en cualquier forma, incluidos los sobornos pagados directa o indirectamente por medio de un tercero. La prohibición de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB sobre el soborno incluye «soborno comercial». El soborno comercial generalmente significa el suministro de algo de valor a un intermediario (por ejemplo, un empleado de un cliente) sin el conocimiento del supervisor o empleador del cliente, con la intención de influir indebidamente en la conducta comercial de la empresa o para obtener una ventaja comercial indebida.
Conforme a la Ley 1778 de 2016 “Por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción trasnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción” el delito de soborno trasnacional se configura en el marco de conductas de sus empleados, contratistas, administradores o asociados (propios o de cualquier persona jurídica subordinada), den, ofrezcan o prometan a un servidor público extranjero, sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio o utilidad a cambio de que éste último realice, omita o retarde actos relacionados con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
Conforme a la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el delito de corrupción se configura cuando se dé u ofrezca a un servidor público extranjero, en provecho de este o de un tercero, directa o indirectamente, cualquier dinero, objeto de valor pecuniario u otra utilidad a cambio de que este realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con una transacción económica o comercial. El delito de corrupción privada se configura cuando directamente o por interpuesta persona se prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o fundación una dádiva o cualquier beneficio no justificado en beneficio de la persona o de un tercero, en perjuicio de aquella. Además, el delito de administración desleal se configura cuando el administrador de hecho o de derecho, o socio de cualquier sociedad constituida o en formación, directivo, empleado o asesor, que en beneficio propio o de un tercero, con abuso de las funciones propias de su cargo, disponga fraudulentamente de los bienes de la sociedad o contraiga obligaciones a cargo de ésta causando directamente un perjuicio económicamente evaluable a sus socios. De acuerdo con lo anterior, EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB y los Representantes de la Compañía tienen prohibido realizar o solicitar a un tercero algún tipo de beneficio por realizar o no, un acto propio de sus funciones (Ejemplo: solicitar a un particular una recompensa o algo de valor, a cambio de otorgarle un contrato con la empresa, o cuando el particular le ofrece a los Representantes de la Compañía algún tipo de beneficio a fin de realizar o no realizar un acto propio de su función). Los Representantes legales de la Compañía, los Altos Directivos, los Empleados y/o contratistas que representen o actúen en nombre de la Compañía, se obligarán a cumplir con sus deberes de lealtad y probidad, y actuarán de tal manera que protejan en todo momento el patrimonio de la Compañía generando una cultura y compromiso de intolerancia al Soborno Transnacional y cualquier otra práctica corrupta.
Los pagos de facilitación están prohibidos en EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB independientemente de su cuantía. Los pagos de facilitación son pagos realizados a funcionarios de los Gobiernos con el fin de asegurar o agilizar la actuación o trámite gubernamental de rutina, en beneficio de un Empleado o de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB. Ejemplos de pagos de facilitación incluyen pagos para procesar visas, agilizar trámites aduaneros, etc
El propósito de los obsequios, las atenciones o actividades de entretenimiento es crear una buena y sólida relación de trabajo o comercial. Nunca el propósito debe ser tener o ganar una ventaja injusta o indebida de una relación. EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB prohíbe pagar, incluso si es un valor modesto, por comidas, viajes, alojamiento o entretenimiento para un propósito corrupto o con el fin de ganar una ventaja indebida. Esta Política reconoce que en los negocios se consideran como cortesía las invitaciones a comidas, atenciones y entretenimiento y, en circunstancias limitadas, regalos modestos o simbólicos. Por ejemplo, se admite dar o recibir cualquier regalo de valor simbólico y modesto, o tarjetas, que se distribuyen generalmente para fines promocionales, o durante la celebración de alguna festividad, como la navidad.
Nunca estarán permitidas las siguientes conductas:
Reglas para dar obsequios, invitaciones o atenciones a Funcionarios de Gobierno y a terceros:
Nunca están permitidos los siguientes obsequios, invitaciones o atenciones:
FUSIONES Y ADQUISICIONES En cada proceso de negociación y análisis de inversión, la Compañía realizará un due diligence sobre el cumplimiento de Normas Anticorrupción antes de tomar una decisión final sobre la inversión o la fusión. Así mismo, en caso de concretarse la adquisición o la fusión, EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB se asegurará que la compañía adquirida implemente, dentro de un plazo razonable estas políticas y el programa de Ética empresarial para evitar el Soborno Transnacional, así como los sistemas de control interno y el Código de ética, Conducta y Régimen Sancionatorio corporativo bajo los estándares existentes en EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB
Esta Política también se aplica a todos los agentes, proveedores, distribuidores y otros terceros que EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB contrate para hacer negocios en nombre de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB En consecuencia, todos los contratistas tales como agentes, proveedores, distribuidores y otros terceros que actúen en nombre de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB deberán manifestar por escrito su conocimiento y aceptación respecto de su obligación de cumplir con las normas relacionadas con la prevención del Soborno Transnacional así como el conocimiento y obligación de acogerse en toda su actividad al Programa de Ética empresarial y al presente documento que contiene las Políticas de Cumplimiento, dicha manifestación escrita se realizará según los documentos que apliquen a cada clase de sujeto, es decir a través del contrato comercial o documento donde se instrumente su relación jurídica con la Compañía, igualmente dichos sujetos realizarán esta manifestación por escrito de acuerdo con el formato CERTIFICADO DE INFORMACION Y COMPROMISO FRENTE A LAS POLITICAS DE CUMPLIMIENTO ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO Adjunto. En consecuencia, todos los contratos escritos entre EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB y cualquier contratista que actúe en nombre de ésta, deben contener declaraciones y garantías pertinentes sobre conductas anticorrupción. Además de declarar y garantizar el cumplimiento de esta Política y las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, en los contratos se incluirá también el derecho de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB de rescindir el contrato cuando ocurra una violación de esta Política, Programa de Ética empresarial o cualquier ley o regulación anticorrupción y antisoborno aplicables. El Oficial de Cumplimiento es responsable de verificar que en los contratos se incluyan dichas declaraciones y cláusulas.
Todas las donaciones y contribuciones políticas realizadas por EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB deben tener un fin lícito y se realizarán siguiendo los procedimientos legales para su formalización. El Consejo Colombiano de Certificación |ISCB, ni los Representantes, empleados y/o altos directivos de la Compañía pueden realizar contribuciones o donaciones, directas o indirectas, a partidos políticos, entidades gubernamentales, organizaciones, funcionarios del gobierno o particulares involucrados en la política, sin la aprobación del comité de presidencia. No se pueden realizar donaciones o contribuciones a cambio de obtener ventajas en los negocios de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB o en sus transacciones de naturaleza comercial.
EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB tienen como política llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa las transacciones y disposiciones de los activos de las transacciones de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB Los Representantes de la Compañía, empleados y/o altos directivos no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.
El Oficial de Cumplimento es el encargado de recibir las consultas, quejas y denuncias sobre posibles actos de violación a las Políticas, el Programa de Ética empresarial y/o las Normas Anticorrupción. También EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB ha dispuesto de una Línea Ética, por medio de la cual los Representantes de la Compañía o Empleados pueden de manera segura, confidencial y anónima – si así lo quiere la persona- poner en conocimiento de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB cualquier sospecha de violación a la presente Política. La Línea Ética será administrada y manejada por una empresa externa, quien una vez recibe una denuncia o queja la pondrá en conocimiento del Oficial de Cumplimiento y el Revisor Fiscal. La información de la persona que denuncia, si es suministrada, se mantendrá bajo confidencialidad. Los canales de comunicación dispuestos por EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB son:
Email: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
Las sanciones por violar las Normas Nacionales, las Normas Anticorrupción y Antisoborno, Políticas y Programa de Ética empresarial pueden resultar en graves sanciones para los Representantes, empleados, altos directivos y/o contratistas de la Compañía, y para EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB misma. Los Representantes, empleados, altos directivos y/o contratistas de la Compañía que violen estas Políticas y/o el Programa de Ética empresarial serán sujetos a sanciones y medidas disciplinarias, incluyendo el despido con justa causa de conformidad con las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo y el Código Sustantivo del Trabajo, sin perjuicio de las acciones legales que pudiere adelantar por esta causa. EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB aplicará las medidas disciplinarias de manera justa y rápida y en proporción con la violación. Por decisión de la Junta Directiva, previo pronunciamiento del Oficial de Cumplimiento, EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB pondrá en conocimiento de las autoridades competentes cualquier violación de las Normas Anticorrupción que conozca en desarrollo de su actividad. EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB no podrá asumir los costos correspondientes a la defensa o las sanciones impuestas a un Representante, empleado, alto directivo y/o contratista de la Compañía por la violación de las Normas Anticorrupción y Antisoborno.
La divulgación de estas Políticas y del Programa de Ética empresarial se realizará mediante su incorporación en Cali y en la página Web de EL CONSEJO COLOMBIANO DE CERTIFICACIÓN |ISCB y a través de correos electrónicos masivos. Así mismo se entregará a los Agentes y Proveedores, quienes deben firmar el CERTIFICADO DE INFORMACION Y COMPROMISO FRENTE A LAS POLITICAS DE CUMPLIMIENTO ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO GE-FR-05 R1 DESCARGAR FORMATO |